Executive Assistant en Madrid, España

Desde About Your Talent acompañamos a un grupo empresarial español con presencia en distintos sectores, entre ellos el inmobiliario, la gestión de infraestructuras deportivas y las inversiones en diferentes negocios, en la incorporación de un/a Executive Assistant para dar soporte directo al CEO.

Se trata de una posición de confianza, con una visión transversal del negocio y un papel clave en la organización y coordinación de la actividad diaria de Dirección, facilitando la gestión del tiempo, la planificación de reuniones y viajes, y el seguimiento de los asuntos prioritarios.

La persona que se incorpore será un apoyo directo para el CEO, contribuyendo a optimizar su agenda, anticiparse a sus necesidades y garantizar una coordinación eficaz de reuniones, viajes y comunicaciones, en un entorno que requiere autonomía, discreción, agilidad y excelentes habilidades interpersonales.

Principales Responsabilidades:

• Gestionar y organizar la agenda del CEO, coordinando reuniones, citas, llamadas y compromisos profesionales.
• Priorizar solicitudes, optimizar la planificación diaria y anticipar posibles conflictos de agenda, proponiendo alternativas.
• Coordinar reuniones con interlocutores internos y externos, asegurando una adecuada preparación y organización.
• Organizar viajes nacionales e internacionales, gestionando transportes, alojamiento, traslados e itinerarios.
• Gestionar el correo electrónico del CEO, identificando asuntos prioritarios y realizando seguimiento de comunicaciones y temas pendientes.
• Preparar y organizar documentación, presentaciones e información necesaria para reuniones y compromisos ejecutivos.
• Realizar seguimiento de tareas y acuerdos, contribuyendo al avance de los asuntos prioritarios.
• Mantener una comunicación fluida y profesional con diferentes interlocutores, facilitando la coordinación entre Dirección y los distintos equipos.
• Resolver imprevistos y gestionar cambios de planificación con agilidad, autonomía y orientación a soluciones.
• Gestionar información y documentación sensible con la máxima discreción y confidencialidad.
• Utilizar herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office, para organizar información y facilitar la gestión diaria.
• Identificar necesidades organizativas y proponer mejoras que contribuyan a una gestión más eficiente del tiempo y las prioridades del CEO.

¿Qué buscamos?

Un/a profesional con experiencia previa como Executive Assistant, Asistente de Dirección o en posiciones de soporte ejecutivo, habituado/a a trabajar directamente con perfiles directivos y a gestionar agendas, reuniones, viajes y comunicaciones en entornos dinámicos.

Buscamos una persona organizada, resolutiva y proactiva, con excelentes habilidades relacionales, capacidad para anticiparse a las necesidades de Dirección y criterio para gestionar prioridades con autonomía y discreción.

Valoraremos especialmente:

• Formación en Administración, Secretariado de Dirección, Asistencia a la Dirección o áreas relacionadas.
• Experiencia dando soporte directo a CEOs, Dirección General o perfiles de alta dirección.
• Experiencia en gestión de agendas ejecutivas, coordinación de reuniones y organización de viajes.
• Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Outlook, Excel, Word y PowerPoint.
• Excelentes habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
• Alta capacidad de organización, planificación y priorización.
• Proactividad, autonomía y capacidad para anticiparse a necesidades e imprevistos.
• Discreción, confidencialidad y buen criterio en la gestión de información sensible.
• Flexibilidad, adaptabilidad y capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos.
• Atención al detalle, orientación al servicio y actitud resolutiva.

Si eres de esas personas que se anticipan, conectan con facilidad con los demás y consiguen que todo funcione para que Dirección pueda centrarse en las prioridades del negocio, esta oportunidad puede ser para ti.

Ubicación: Madrid